Prinsip Penjamin Mutu (Kerja Proyek)

Prinsip Penjamin Mutu

1.     Sistem manajemen mutu kerja proyek

Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) adalah bagian sistem manajemen organisasi yang memfokuskan perhatian (mengarahkan dan mengendalikan) pada pencapaian hasil berkaitan dengan sasaran mutu dalam rangka memenuhi persyaratan pelanggan/penerima manfaat. Selama pelaksanaan Sistem Mananajeman Mutu, prosedur-prosedur yang akan dikembangkan, antara lain; Panduan Mutu, Rencana Mutu, Prosedur Pengendalian Dokumen, Pengendalian Bukti Kerja, Audit Mutu Internal, Produk Tidak Sesuai (PTS), Tindakan Koreksi (TK), Tindakan Pencegahan (TP), Pemantauan dan Pengukuran Proses dan Produk, Pengadaan Barang dan Jasa, Pemeliharaan Sarana dan Prasarana dan Tinjauan (Review) Design.

Untuk mewujudkan itu perlu ditentukan kebijakan mutu dan sasaran mutu pekerjaan. Kebijakan Mutu tersebut adalah : Melaksanakan Pekerjaan " Sesuaikan Dengan Judul". Sedangkan sasaran mutu pekerjaan adalah:

Tersedianya detail engineering desain yang lengkap dan bermanfaat bagi pelaksana pekerjaan sesuai dengan kebutuhan program.

Terjaminnya pelaksanaan pekerjaan yang sesuai dengan prosedur Sistem Manajemen Mutu dan terlaksananya Quality Assurance secara keseluruhan.

Manajemen Mutu untuk meraih kinerja yang memuaskan

Terpenuhinya Persyaratan atau Spesifikasi Produk yang telah ditetapkan. (pengadaan, 2014)

2.     Tanggung jawab tim kerja proyek

Agar semua anggota tim dapat mengoptimalkan semua potensi yang ada dalam dirinya, maka perlu diketahui tipe-tipe tim yang cocok dengan kualifikasi anggota tim tersebut, serta tugas dan tanggung jawab masing-masing tim tersebut.

1. Tim Formal

Adapun yang termasuk ke dalam tipe tim formal yaitu sebagai berikut:

a. Tim fungsional, yaitu tim permanen yang dibentuk oleh organisasi untuk meraih sejumlah tujuan organisasi dengan jangka waktu yang tidak terbatas. Tim ini dipimpin oleh seorang kepala eksekutif yang anggotanya dipilih berdasarkan bidang keahliannya. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain:

mengelola kegiatan organisasi sehari-hari,

melakukan pertemuan secara berkala untuk membahas rencana kerja,

menerima laporan dari bawahan dalam rangka mengontrol, menyusun, merencanakan, dan melaksanakan tugas pekerjaan tim.

b. Tim pendukung formal, yaitu tim yang memberi dukungan dan layanan seperti keuangan, sistem informasi, administrasi, dan personalia. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain:

bertugas dan bertanggung jawab penuh terhadap beban kerja rutin,

meningkatkan produktivitas.

2. Tim informal

Sebuah tim atau grup informal atau grup kepentingan (informal or interest group) diciptakan oleh anggota-anggotanya sendiri untuk meraih tujuan-tujuan yang belum tentu relevan dengan tujuan-tujuan organisasi. Tim ini juga tidak memiliki jangka waktu yang spesifik.

Contoh: sekelompok karyawan yang makan siang bersama setiap hari, berdiskusi tentang bagaimana cara memperbaiki produktivitas kerja. Namun, saat makan siang selesai, karyawan tersebut akan mencari teman lain atau aktivitas lain.

Bentuk Tanggung Jawab Sebuah Tim

3. Tim Tugas

Sebuah tim tugas diciptakan oleh organisasi untuk meraih tujuan dengan ruang lingkup yang relatif sempit dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Organisasi menentukan anggota tim tugas dan melimpahkan sejumlah target dengan ruang lingkup yang relatif sempit, seperti pengembangan produk baru atau pengevaluasian prosedur penyampaian keluhan yang telah diusulkan. Adapun yang termasuk ke dalam tipe tim tugas yaitu sebagai berikut:

Tim proyek, yaitu tim yang dibentuk selama berlangsungnya suatu proyek tertentu. Tim ini tergantung pada saling pengertian antaranggota dan pelaksanaan kerja yang teratur. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain: menentukan pembagian kelompok dan tugas serta perencanaan yang rinci dengan penuh disiplin.

Tim perubahan, yaitu tim yang terdiri dari para ahli yang ditujukan untuk membuat perubahan dengan kemampuan kolektif. Tim ini dipimpin oleh orang yang percaya akan perubahan dengan dedikasi yang tinggi terhadap organisasinya. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain: mempengaruhi budaya perusahaan untuk mencapai peningkatan hasil dengan menerapkan metode baru.

Tim khusus, yaitu badan otonom yang terpisah dari organisasi, seringkali berkedudukan di lokasi yang jauh. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain: berkonsentrasi pada tugas-tugas tertentu, membentuk anggota tim yang fleksibel, indepencient, dan tangguh untuk mengejar hasil optimal, bukan sekedar prediksi atau perkiraan.

Tim gugus tugas sementara, yaitu tim yang dibentuk untuk mempelajari atau memecahkan masalah tertentu dan melaporkannya kepada pimpinan. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain: membangun sistem IT baru, menghilangkan kemandekan produksi dengan melibatkan diri dalam tugas-tugas serupa, biasanya bekerja dalam tenggat waktu yang ketat dan menggunakan proses informal dan menciptakan alternatif. (TugasSekolah, 2016)

3.     Manajemen pelaksana kerja proyek

Fase ini melibatkan pelaksanaan setiap kegiatan dan tugas yang tercantum dalam Rencana Proyek. Sementara kegiatan dan tugas-tugas yang sedang dijalankan, serangkaian proses manajemen yang dilakukan untuk memantau dan mengontrol kiriman menjadi output oleh proyek. Meliputi identifikasi perubahan, risiko dan isu-isu, review kualitas dan pengukuran setiap makhluk penyampaian dihasilkan terhadap kriteria penerimaan. Setelah semua kiriman telah diproduksi dan pelanggan telah menerima akhir proyek siap untuk penutupan. (Sipil, 2013)

4.     Realisasi produk

Dalam merencanakan realisasi produk, organisasi harus menetapkan hal berikut, jika sesuai:

a)  sasaran dan persyaratan mutu bagi produk;

b)  kebutuhan untuk menetapkan proses dan dokumen dan untuk menyediakan   sumber   daya   yang   spesifik   bagi   produk tersebut;

c) kegiatan  verifikasi,  validasi,  pemantauan,  pengukuran, inspeksi dan pengujian yang spesifik bagi produk dan kriteria keberterimaan produk;

d) rekaman yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan. (binus, 2011)

5.     Analisis, pengukuran dan perbaikan

Organisasi harus merencanakan dan mengimplemenPtasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk:

a) memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan produk,

b) memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu, dan

c) terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu.

Hal ini harus mencakup penetapan metode yang berlaku, termasuk teknik statistik, dan jangkauan pemakaiannya. (Fian, 2013)

Sumber : http://fandhijulianerfolg.blogspot.co.id/2016/08/prinsip-penjaminan-mutu.html.